Pourquoi photographier une voiture de location lors de la prise en charge ?
Une inspection rapide du véhicule avant le début de la location ne prend que quelques minutes, mais elle peut être très utile si des questions apparaissent ensuite concernant l’état de la voiture.
Les photos et vidéos permettent de documenter en complément :
- l’état général de la carrosserie ;
- les rayures et bosses déjà présentes ;
- les dommages sur les jantes ;
- l’état des vitres et des feux ;
- le niveau de carburant ;
- le kilométrage ;
- l’état de l’habitacle ;
- les voyants présents sur le tableau de bord ;
- les équipements supplémentaires.
Cela peut être utile aussi bien pour le client que pour l’agence de location, car en cas de question ultérieure, il existe une documentation supplémentaire montrant l’état du véhicule à un moment précis.
Photographier une voiture avant le départ est peut-être un peu moins passionnant que photographier la mer, l’hôtel ou la première paella. En revanche, cela réduit nettement le risque de devoir discuter plus tard d’une rayure qui était déjà là.
Les photos remplacent-elles l’inspection officielle du véhicule ?
Non. Les photos prises par le client sont un complément de documentation, mais elles ne remplacent ni le contrat de location, ni le document de remise, ni les dommages déjà enregistrés, ni l’inspection officielle de l’agence de location.
Si vous constatez au moment de la prise en charge un dommage qui ne figure pas dans les documents, il ne suffit pas de conserver une photo dans votre téléphone.
Il est préférable de :
- photographier le dommage ;
- en informer un employé de l’agence ;
- le faire avant de commencer à rouler ;
- demander si nécessaire que le dommage soit vérifié ou enregistré.
Les photos peuvent aider à confirmer l’état du véhicule, mais le principe “j’ai une photo, donc je n’ai rien d’autre à faire” peut créer des complications inutiles.
Quand faut-il photographier le véhicule ?
La première série de photos devrait idéalement être prise immédiatement après la remise du véhicule et avant de commencer le trajet.
Le meilleur moment est lorsque :
- le véhicule vous a déjà été remis ;
- vous pouvez l’inspecter tranquillement ;
- la voiture n’a pas encore quitté le lieu de prise en charge ;
- vous avez accès à tous les côtés du véhicule ;
- l’éclairage permet de voir correctement l’état de la carrosserie.
Lors de la restitution, il est préférable de prendre les photos après le dernier trajet et le dernier plein, juste avant de remettre le véhicule ou de le stationner dans la zone de retour.
Les images seront ainsi prises au plus près du moment réel de la prise en charge et de la restitution.
Comment photographier correctement l’ensemble du véhicule ?
Commencez par des photos générales montrant la voiture dans son ensemble.
Prenez plusieurs vues :
- de face ;
- de l’arrière ;
- depuis l’angle avant gauche ;
- depuis l’angle avant droit ;
- depuis l’angle arrière gauche ;
- depuis l’angle arrière droit.
Ces photos permettent de montrer l’état général de la carrosserie et la position exacte d’un éventuel dommage.
Si vous photographiez uniquement une rayure de cinq centimètres en gros plan, une semaine plus tard il peut devenir étonnamment difficile de se souvenir sur quelle porte elle se trouvait. La mémoire humaine est à peu près aussi fiable ici que la phrase “je m’en souviendrai forcément”.
Pourquoi faire d’abord une vue générale puis un gros plan ?
Si vous constatez un dommage, il est utile de prendre au moins deux types de photos.
Commencez par photographier une zone suffisamment large pour comprendre où se trouve le dommage.
Ensuite, prenez un gros plan.
Par exemple, s’il y a une rayure sur la porte arrière droite :
- photographiez d’abord tout le côté droit du véhicule ;
- ensuite la porte arrière droite ;
- puis la rayure elle-même en gros plan.
Il est alors beaucoup plus simple de relier le dommage à une partie précise de la voiture.
Que photographier sur le pare-chocs avant ?
Le pare-chocs avant fait partie des zones qui subissent le plus souvent de petits dommages pendant les manœuvres de stationnement ou en ville.
Vérifiez notamment :
- les angles du pare-chocs ;
- la partie inférieure ;
- les rayures ;
- les fissures ;
- les traces de contact ;
- les grilles et éléments décoratifs ;
- les capteurs de stationnement visibles.
La partie inférieure mérite une attention particulière, car certains dommages ne sont pas immédiatement visibles depuis une position normale.
Que photographier sur le pare-chocs arrière ?
Le pare-chocs arrière est également une zone où les traces de petits contacts de stationnement apparaissent fréquemment.
Il est utile de photographier :
- l’ensemble du pare-chocs ;
- les angles gauche et droit ;
- la partie inférieure ;
- la zone autour du coffre ;
- les capteurs de stationnement ;
- les rayures et bosses déjà présentes.
Si une trace de contact est déjà clairement visible, prenez aussi une photo en gros plan.
Comment photographier les côtés du véhicule ?
Photographiez séparément le côté gauche et le côté droit.
Dans l’idéal, les photos devraient montrer :
- l’aile avant ;
- la porte avant ;
- la porte arrière ;
- l’aile arrière ;
- les bas de caisse ;
- les rétroviseurs extérieurs.
En plein soleil, certains dommages peuvent être moins visibles à cause des reflets. Si possible, prenez une photo supplémentaire sous un angle légèrement différent.
Pourquoi est-il important de photographier les jantes et les roues ?
Les jantes méritent d’être photographiées séparément.
Vérifiez notamment :
- les bords de jante ;
- les rayures causées par les trottoirs ;
- les éclats ;
- les dommages importants sur la surface ;
- les dommages visibles sur les pneus.
Le mieux est de prendre une photo claire de chaque roue afin que la jante soit bien visible.
Quatre photos supplémentaires prennent moins d’une minute. Un trottoir, lui, peut laisser une trace beaucoup plus rapidement.
Faut-il photographier les pneus ?
Il n’est généralement pas nécessaire de photographier chaque pneu en gros plan sans raison, mais toute anomalie visible mérite d’être documentée.
Par exemple :
- une coupure ;
- une fissure ;
- une hernie ;
- un dommage visible sur le flanc ;
- un pneu clairement dégonflé ;
- un objet étranger dans le pneu.
Si vous avez un doute sur l’état d’une roue au moment de la prise en charge, signalez-le avant de commencer à rouler.
Pare-brise et autres vitres
Inspectez le pare-brise au moment de récupérer le véhicule.
Vérifiez notamment :
- les impacts ;
- les fissures ;
- les traces de choc ;
- les dommages dans le champ de vision du conducteur ;
- l’état des vitres latérales ;
- la lunette arrière.
Un petit impact peut être difficile à photographier à cause des reflets. Dans ce cas, prenez plusieurs photos sous différents angles.
Phares, feux arrière et rétroviseurs
Il est également utile de vérifier :
- les phares avant ;
- les feux arrière ;
- les clignotants ;
- les rétroviseurs extérieurs ;
- les coques de rétroviseurs.
Ne cherchez pas uniquement des éléments complètement cassés. Les fissures, petits éclats et rayures existantes méritent également d’être notés.
Faut-il photographier le toit ?
Le toit mérite également une vérification, en particulier sur un véhicule haut, une voiture équipée d’un toit panoramique ou si des traces de dommages antérieurs sont visibles.
Si nécessaire, photographiez :
- le toit ;
- le vitrage panoramique ;
- les barres de toit ;
- la partie supérieure des encadrements de portes.
Ne montez pas sur le véhicule et ne vous appuyez pas sur ses éléments uniquement pour prendre une photo. Documenter un dommage est utile. En créer un nouveau pendant l’opération serait légèrement contre-productif.
Faut-il filmer le véhicule ?
Une courte vidéo en faisant le tour de la voiture peut être un bon complément aux photos.
Vous pouvez marcher lentement autour du véhicule et filmer :
- l’ensemble de la carrosserie ;
- les pare-chocs ;
- les portes ;
- les jantes ;
- les vitres ;
- les rétroviseurs.
Une vidéo ne devrait cependant pas remplacer des photos séparées des dommages déjà présents.
Les petites rayures ou impacts peuvent être difficiles à voir sur une vidéo en mouvement, surtout si la caméra se déplace trop rapidement.
La meilleure solution est de combiner une courte vidéo générale avec des photos détaillées des éléments importants.
Que photographier à l’intérieur du véhicule ?
Lors de la prise en charge, il est également utile d’inspecter rapidement l’habitacle.
Vérifiez :
- les sièges ;
- les garnitures ;
- la console centrale ;
- le volant ;
- les panneaux de portes ;
- le coffre ;
- les taches ou dommages déjà présents ;
- les éléments manquants.
Si l’intérieur est en bon état, des dizaines de photos ne sont pas nécessaires. En revanche, une déchirure, une brûlure, un dommage visible ou une salissure importante mérite d’être documenté.
Pourquoi photographier le tableau de bord ?
Une photo du tableau de bord lors de la prise en charge peut enregistrer plusieurs informations utiles à la fois.
Une seule image peut montrer :
- le kilométrage actuel ;
- le niveau de carburant ;
- l’autonomie restante ;
- les voyants d’alerte ;
- les messages du véhicule.
Il est particulièrement utile de prendre cette photo lors de la prise en charge puis de la refaire juste avant la restitution.
Comment photographier le niveau de carburant ?
Si le contrat prévoit une restitution avec un niveau de carburant déterminé, une photo du tableau de bord constitue un complément de preuve utile.
Lors de la prise en charge :
- vérifiez le niveau de carburant ;
- comparez-le aux documents ;
- signalez toute différence avant de commencer à rouler.
Lors de la restitution, prenez la photo après le dernier plein et avant de quitter le véhicule.
Si vous avez fait le plein juste avant le retour, conservez également le reçu.
Pourquoi photographier le kilométrage ?
Le kilométrage peut être important pour documenter l’état du véhicule et les conditions de la location concernée.
Les photos du compteur kilométrique lors de la prise en charge et de la restitution permettent de vérifier combien de kilomètres ont été parcourus pendant la location.
C’est particulièrement utile si le contrat prévoit des limites de kilométrage ou d’autres conditions liées aux kilomètres parcourus.
Que faire si un voyant est déjà allumé lors de la prise en charge ?
Si un voyant est déjà présent sur le tableau de bord lorsque vous récupérez le véhicule, ne vous contentez pas de le photographier avant de partir.
Il est préférable de :
- prendre une photo ;
- en informer un employé ;
- demander la signification du voyant ;
- attendre une vérification du véhicule si nécessaire.
C’est particulièrement important pour les avertissements liés au moteur, à la pression d’huile, à la température, aux freins ou à la pression des pneus.
Faut-il photographier les équipements supplémentaires ?
Si des équipements supplémentaires sont fournis avec le véhicule, leur état peut également être documenté.
Par exemple :
- un siège enfant ;
- un rehausseur ;
- une tablette ou plage de coffre ;
- un câble de recharge ;
- un kit d’accessoires ;
- d’autres éléments inclus dans la location.
C’est particulièrement utile si l’équipement présente déjà des dommages visibles lors de la prise en charge.
Que faire si vous découvrez un dommage qui n’apparaît pas dans les documents ?
Si vous constatez une rayure, une bosse, une jante endommagée, un impact sur le pare-brise ou tout autre dommage non mentionné dans les documents, signalez-le avant de prendre la route.
Une procédure utile consiste à :
- prendre une photo générale ;
- faire un gros plan du dommage ;
- informer un employé ;
- demander que l’information soit vérifiée ;
- faire enregistrer le dommage si nécessaire ;
- commencer ensuite seulement votre trajet.
Plus un dommage existant est documenté tôt, moins il y a de risques de malentendu lors de la restitution.
Pourquoi faut-il signaler un dommage avant de commencer à rouler ?
Si un dommage est visible alors que le véhicule se trouve encore au lieu de prise en charge, mieux vaut régler la question immédiatement.
Après plusieurs dizaines ou centaines de kilomètres, il peut devenir beaucoup plus difficile de déterminer à quel moment le dommage est apparu.
C’est pourquoi un signalement avant le départ est beaucoup plus utile qu’un message quelques jours plus tard disant : “je crois que c’était déjà là”. Une phrase très populaire, mais dont la valeur comme preuve reste assez modeste.
Que photographier après un dommage pendant la location ?
Si le véhicule est endommagé pendant la location, par exemple sur un parking ou lors d’un autre incident, prenez des photos si cela peut être fait en toute sécurité.
Il peut être utile de photographier :
- le véhicule dans son ensemble ;
- la zone endommagée ;
- le dommage en gros plan ;
- l’environnement ;
- l’autre véhicule impliqué, le cas échéant ;
- les panneaux et marquages routiers s’ils sont pertinents ;
- tout autre détail lié à l’incident.
Contactez ensuite l’agence de location et suivez les instructions reçues.
Que photographier juste avant la restitution ?
Avant de rendre le véhicule, il est utile de refaire les principales photos.
Photographiez :
- l’avant du véhicule ;
- l’arrière ;
- le côté gauche ;
- le côté droit ;
- les quatre angles ;
- les jantes ;
- le pare-brise ;
- l’intérieur ;
- le tableau de bord ;
- le niveau de carburant ;
- le kilométrage.
Il n’est pas nécessaire de transformer la restitution en séance photo professionnelle de quarante minutes. L’essentiel est que l’état du véhicule soit clairement visible.
Pourquoi photographier le véhicule directement sur le lieu de restitution ?
Si le véhicule est rendu sur un parking ou dans une zone spécifique, il est utile de prendre quelques dernières photos une fois la voiture définitivement garée.
Ces images peuvent également montrer :
- le lieu de restitution ;
- la position du véhicule ;
- l’état de la carrosserie au moment du stationnement ;
- le respect des instructions reçues.
Cela est particulièrement utile si la voiture est rendue sans être remise directement à un employé.
Que faire lors d’une restitution en dehors des horaires d’ouverture ?
Si la restitution en dehors des horaires d’ouverture est autorisée et que vous avez reçu des instructions, suivez-les précisément.
Selon le lieu, il peut être nécessaire de :
- garer le véhicule dans une zone définie ;
- verrouiller la voiture ;
- déposer la clé à un endroit prévu ;
- documenter l’emplacement du véhicule ;
- suivre d’autres instructions de l’agence.
Avant de partir, il peut être utile de photographier la voiture, le tableau de bord et l’emplacement de stationnement.
Les photos ne remplacent pas la procédure de restitution. Si l’agence vous a donné des instructions précises, il faut les suivre plutôt que d’improviser une version personnelle simplement parce qu’elle semble plus pratique.
Faut-il photographier la clé ?
Lors d’une restitution normale à un employé, il n’est généralement pas nécessaire de photographier la clé séparément.
Lors d’une restitution hors horaires, il peut être utile de documenter le respect des instructions de remise de la clé, à condition de ne pas révéler d’informations susceptibles de créer un risque pour la sécurité du véhicule.
Ne publiez pas sur les réseaux sociaux de photos de la clé, de son lieu de dépôt ou de l’emplacement exact du véhicule avant la fin complète de la restitution.
Faut-il conserver le reçu du dernier plein ?
Oui, en particulier si le contrat exige de rendre le véhicule avec un niveau de carburant déterminé.
Le dernier reçu peut indiquer :
- la date ;
- l’heure ;
- l’emplacement de la station-service ;
- le type de carburant ;
- le nombre de litres ;
- le montant payé.
Le reçu, associé à une photo du tableau de bord, constitue une documentation supplémentaire utile du dernier plein.
Comment prendre des photos réellement utiles ?
La qualité des images compte davantage que leur quantité.
Essayez de :
- ne pas couvrir l’objectif avec un doigt ;
- prendre les photos avec suffisamment de lumière ;
- tenir le téléphone relativement stable ;
- ne pas photographier les dommages uniquement à quelques centimètres ;
- montrer aussi le contexte général ;
- éviter un zoom numérique excessif ;
- vérifier que l’image n’est pas floue.
Cent photos sombres et floues sont moins utiles que dix images claires. Le nombre de pixels n’a pas encore totalement vaincu le bon sens.
Faut-il afficher la date et l’heure sur les photos ?
Les smartphones modernes enregistrent généralement automatiquement la date et l’heure dans les informations du fichier.
Il n’est donc normalement pas nécessaire d’ajouter une date visible sur chaque photo.
L’important est de :
- ne pas modifier inutilement les fichiers originaux ;
- ne pas les supprimer juste après la restitution ;
- les conserver dans leur qualité d’origine ;
- faire une copie de sauvegarde si nécessaire.
Si la date ou l’heure du téléphone est incorrecte, cela peut réduire l’utilité de ces informations. Il vaut donc mieux ne pas désactiver la synchronisation automatique sans raison.
Faut-il envoyer toutes les photos à l’agence de location ?
Il n’est généralement pas nécessaire d’envoyer des dizaines de photos standard si aucun problème n’existe et si l’agence ne les demande pas.
En revanche, si vous découvrez un dommage non enregistré ou si une situation litigieuse apparaît, les photos correspondantes devraient être transmises.
Envoyez les éléments qui aident réellement à comprendre la situation :
- une vue générale ;
- le dommage précis ;
- le tableau de bord ;
- les documents ou informations demandés.
Cinq photos pertinentes sont généralement plus utiles qu’une archive de 87 images dans laquelle quelqu’un doit retrouver lui-même l’aile gauche concernée.
Combien de temps faut-il conserver les photos après la location ?
Il vaut mieux ne pas supprimer les photos immédiatement après avoir rendu les clés.
Il est raisonnable de conserver les photos et vidéos au moins jusqu’à la clôture complète de la location et à la résolution de toutes les questions associées.
Si un sujet reste ouvert concernant une caution, un dommage, le carburant, une amende, un paiement supplémentaire ou toute autre situation non résolue, conservez les éléments jusqu’à la résolution définitive.
La durée exacte dépend de la situation et des documents de location.
Faut-il photographier le véhicule pour une location d’une seule journée ?
Oui. La durée de la location change très peu l’utilité d’une inspection initiale.
Un dommage peut apparaître au bout d’une semaine ou quinze minutes après le départ sur le parking d’un supermarché.
Un ensemble de photos de base reste donc utile même pour une location d’une journée.
Faut-il photographier un véhicule neuf sans dommage visible ?
Même si la voiture semble entièrement neuve, il est utile de prendre quelques photos générales ainsi qu’une photo du tableau de bord.
S’il n’y a réellement aucun dommage, l’inspection prendra très peu de temps.
C’est presque le meilleur scénario possible : cinq minutes de photos puis plus rien à discuter.
Que faire si le parking est trop sombre ?
Si le véhicule est remis de nuit ou dans un parking mal éclairé, utilisez au mieux les sources de lumière disponibles.
Vous pouvez :
- déplacer le véhicule, si cela est autorisé, vers une zone mieux éclairée ;
- utiliser l’éclairage du parking ;
- utiliser le flash du téléphone pour certains détails ;
- filmer lentement autour de la voiture ;
- documenter avec soin tout dommage déjà visible.
Si l’éclairage ne permet pas d’évaluer correctement l’état du véhicule, signalez-le à un employé lors de la prise en charge.
Peut-on photographier la voiture sur le site de l’agence de location ?
Photographier son propre véhicule de location afin de documenter son état est généralement une pratique normale.
Il vaut toutefois mieux éviter de photographier inutilement :
- d’autres clients ;
- leurs documents ;
- des cartes bancaires ;
- les écrans des employés ;
- des documents internes ;
- d’autres véhicules affichant des données personnelles identifiables.
L’objectif est simple : documenter l’état de votre voiture et non filmer par accident la moitié de l’activité opérationnelle de l’agence.
Erreurs fréquentes lors de la prise de photos d’une voiture de location
Parmi les erreurs les plus courantes :
- ne pas inspecter le véhicule du tout ;
- prendre les photos seulement après avoir commencé le trajet ;
- photographier uniquement un dommage déjà existant ;
- ne pas photographier les jantes ;
- ne pas documenter le carburant et le kilométrage ;
- prendre uniquement des gros plans sans contexte ;
- filmer trop rapidement ;
- ne pas signaler au personnel un dommage non enregistré ;
- supprimer les photos immédiatement après la restitution ;
- ne pas photographier le véhicule lors d’une restitution hors horaires ;
- considérer les photos comme un remplacement de la procédure officielle de restitution.
La photo la plus utile est généralement celle qui a été prise au bon moment. Une photo d’un dommage quatre jours après la prise en charge répond déjà à beaucoup moins de questions.
Questions fréquentes sur les photos et vidéos d’une voiture de location
Faut-il obligatoirement photographier le véhicule lors de la prise en charge ?
C’est une mesure supplémentaire utile. Elle permet de documenter l’état du véhicule, mais ne remplace pas l’inspection officielle ni les documents de l’agence de location.
Que faire si je trouve une rayure qui ne figure pas dans le contrat ?
Photographiez-la et informez un employé avant de commencer à rouler. Demandez si nécessaire qu’elle soit vérifiée et enregistrée.
Faut-il filmer le véhicule ?
Une courte vidéo en faisant le tour de la voiture est utile comme complément, mais les dommages précis devraient également être photographiés séparément en gros plan.
Faut-il photographier les jantes ?
Oui. Il est recommandé de prendre une photo claire de chaque jante, surtout si des rayures ou dommages sont déjà visibles.
Faut-il photographier le niveau de carburant ?
Oui. Une photo du tableau de bord permet de documenter le niveau de carburant lors de la prise en charge et de la restitution.
Faut-il photographier le kilométrage ?
C’est utile, particulièrement si les conditions de location comportent des limites de kilométrage ou d’autres règles liées aux kilomètres parcourus.
Faut-il conserver les photos après avoir rendu le véhicule ?
Oui. Il est recommandé de les conserver au moins jusqu’à la clôture complète de la location et à la résolution des questions associées.
Mes photos remplacent-elles le document d’inspection ?
Non. Elles constituent un complément de documentation et ne remplacent ni les documents officiels ni la procédure d’inspection.
Que photographier lors d’une restitution en dehors des horaires d’ouverture ?
Il est utile de photographier la carrosserie, le tableau de bord, le niveau de carburant, le kilométrage et le véhicule sur son emplacement de restitution. Les instructions de l’agence doivent néanmoins être suivies intégralement.
Faut-il envoyer toutes les photos à l’agence ?
S’il n’y a aucun problème, ce n’est généralement pas nécessaire. En revanche, les photos relatives à un dommage précis ou à une situation litigieuse devraient être transmises lors de votre demande.
Photos du véhicule lors d’une location avec SOLO rent a car
Lors de la prise en charge d’un véhicule chez SOLO rent a car, il est recommandé de l’inspecter avant de commencer le trajet et de vérifier la carrosserie, les jantes, les vitres, l’intérieur, le niveau de carburant, le kilométrage et les éventuels voyants du tableau de bord.
Si vous découvrez un dommage qui ne figure pas dans les documents, photographiez-le et informez un employé avant de commencer à rouler afin que l’information puisse être vérifiée.
Avant la restitution, il est utile de photographier à nouveau le véhicule de tous les côtés, ainsi que les jantes, l’intérieur et le tableau de bord. Si le contrat exige un niveau de carburant déterminé, conservez le reçu du dernier plein et prenez une photo de la jauge.
Lors d’une restitution en dehors des horaires d’ouverture, suivez les instructions reçues concernant le stationnement et la remise des clés. Les photos peuvent documenter en complément l’état du véhicule et le lieu de restitution, mais elles ne remplacent pas la procédure prévue.
SOLO rent a car travaille avec des clients à Malaga, à l’aéroport de Malaga, à Marbella et à Alicante. Quelques minutes consacrées à une inspection tranquille lors de la prise en charge et de la restitution peuvent simplifier considérablement toute question ultérieure. Le smartphone est déjà dans votre main de toute façon. De temps en temps, il peut même servir à autre chose qu’à la navigation et aux photos de nourriture.
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