Quels documents faut-il pour louer une voiture en Espagne ?

Pour louer une voiture en Espagne, il ne suffit pas de choisir un véhicule, de payer la réservation et d’arriver à l’agence avec l’air confiant de quelqu’un qui pense que “tout est déjà réglé”. Lors de la prise en charge du véhicule, la société de location doit vérifier les documents, le permis de conduire, la carte pour la caution, les données du conducteur principal et les conditions de réservation.

Si un document manque, est expiré, est au nom d’une autre personne ou existe uniquement sous forme de photo dans un téléphone, la remise du véhicule peut être impossible. Et non, ce n’est pas parce que le personnel de l’agence rêve de gâcher les vacances de quelqu’un. Le contrat de location, la caution et les conditions de couverture exigent des documents précis. Papier, plastique, originaux : l’ancien monde s’accroche encore à la vie.

Dans cet article, nous expliquons quels documents sont nécessaires pour louer une voiture en Espagne, quelle carte est requise pour la caution, quels permis de conduire peuvent être acceptés, ce dont un conducteur additionnel a besoin et quoi vérifier avant de récupérer un véhicule à Malaga, à l’aéroport de Malaga, à Marbella et à Alicante.

Pourquoi faut-il vérifier les documents avant de réserver ?

Il vaut mieux vérifier les documents avant la réservation, et non au comptoir de location, entouré de valises, après un vol fatigant, avec des enfants épuisés et l’hôtel encore quelque part sur la carte. Si les documents ne respectent pas les conditions, résoudre le problème sur place peut être difficile ou impossible.

Avant de réserver, vérifiez :

si vous avez un passeport ou une carte d’identité valide ;
si votre permis de conduire est en cours de validité ;
si le pays qui a délivré votre permis est accepté ;
si un permis international est nécessaire ;
si le conducteur respecte l’âge minimum requis ;
si le conducteur a suffisamment d’expérience de conduite ;
si une carte physique au nom du conducteur principal est disponible ;
si la carte convient pour la caution ;
si le nom dans la réservation, les documents et la carte correspond ;
si des documents sont nécessaires pour un conducteur additionnel ;
quel forfait de couverture a été choisi ;
quelles conditions s’appliquent à la catégorie de véhicule sélectionnée.

L’erreur la plus fréquente est de penser qu’une fois la location payée en ligne, les documents n’ont plus d’importance. Ils en ont. Payer une réservation et pouvoir récupérer le véhicule ne sont pas la même chose. Le monde a encore décidé d’être plus compliqué que le bouton “Pay now”.

Passeport ou carte d’identité

Pour louer une voiture, le client doit présenter une pièce d’identité. Il s’agit généralement d’un passeport ou d’une carte nationale d’identité, si elle permet de voyager et d’identifier le client. Le document doit être original, valide et lisible.

Le passeport ou la carte d’identité est nécessaire pour :

confirmer l’identité du client ;
préparer le contrat de location ;
comparer les données avec la réservation ;
vérifier les informations du conducteur principal ;
lier le contrat à une personne précise ;
vérifier l’âge, si nécessaire ;
confirmer les données en cas d’amendes ou de demandes officielles ;
clôturer correctement le contrat après la restitution du véhicule.

Une photo du passeport dans le téléphone, un scan du document ou un message dans une application de messagerie ne remplacent généralement pas l’original. Les documents aiment exister physiquement. C’est agaçant, mais la bureaucratie n’a jamais été riche en qualités romantiques.

Permis de conduire

Le conducteur principal doit présenter un permis de conduire valide. Il doit être original, non expiré, adapté à la catégorie du véhicule et délivré au nom de la personne qui figurera dans le contrat comme conducteur principal.

Le permis de conduire doit :

être valide à la date de prise en charge du véhicule ;
être présenté en original, et non en copie ;
être délivré au nom du conducteur principal ;
permettre de conduire la catégorie de véhicule nécessaire ;
être lisible et non endommagé ;
respecter les exigences en Espagne et celles de la société de location ;
être accompagné d’un permis international si nécessaire ;
rester valide pendant toute la période de location.

Si le permis expire pendant la location, est endommagé, difficile à lire ou ne respecte pas les exigences, la remise du véhicule peut être refusée. Les voitures, aussi surprenant que cela puisse paraître, ne sont pas remises selon le principe “mais je sais conduire”. L’humanité a inventé les permis de conduire pour cela, et maintenant tout le monde souffre avec une belle égalité.

Faut-il un permis de conduire international ?

La nécessité d’un permis de conduire international dépend du pays qui a délivré votre permis, du type de voyage et des règles en vigueur. Si votre permis de conduire a été délivré dans un pays de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, il est généralement valable pour conduire en Espagne tant qu’il est en cours de validité et que le conducteur respecte les conditions d’âge.

Si le permis a été délivré hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, il convient de vérifier à l’avance s’il est valable pour conduire en Espagne et si un permis international ou une traduction officielle est nécessaire. Dans certains cas, le permis international ne remplace pas le permis national, il le complète seulement. Cela signifie que, si cela est exigé, il faut avoir à la fois le permis national original et le permis international.

Avant de voyager, vérifiez :

le pays qui a délivré le permis de conduire ;
si le permis est valable en Espagne ;
si un permis international est nécessaire ;
si une traduction officielle est requise ;
si les données du permis et du passeport correspondent ;
si le permis est encore valide ;
si la catégorie du permis correspond au véhicule ;
si des restrictions s’appliquent aux résidents en Espagne ;
si un échange de permis est nécessaire en cas de résidence prolongée ;
si la société de location accepte vos documents pour la location.

Ce point doit être vérifié avec une attention particulière si le permis a été délivré aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Amérique latine, en Russie, en Ukraine, dans des pays du Moyen-Orient, en Asie ou dans d’autres pays hors de l’Union européenne. La frontière entre “oui, vous pouvez conduire” et “malheureusement, non” ne passe pas toujours là où les humains aimeraient qu’elle passe.

Carte au nom du conducteur principal

Pour la location de voiture, la carte utilisée pour la caution doit généralement être physique, valide et délivrée au nom du conducteur principal. C’est l’un des points les plus importants, car sans carte adaptée, le véhicule peut ne pas être remis, même si le passeport, le permis de conduire et la réservation payée sont présents.

La carte est nécessaire pour :

formaliser la caution ;
confirmer la garantie financière prévue par le contrat ;
vérifier le nom du conducteur principal ;
effectuer d’éventuels frais supplémentaires selon les conditions de location ;
clôturer les obligations financières après la restitution ;
respecter les exigences du forfait de location choisi ;
respecter les conditions de la catégorie de véhicule ;
confirmer la capacité de paiement du client.

La carte du conjoint, d’un parent, d’un ami, d’un patron, d’un saint protecteur ou de “la personne qui a tout payé” ne convient généralement pas pour la caution si le conducteur principal est une autre personne. Le contrat ne reconnaît pas la proximité familiale. Il reconnaît le nom sur la carte.

Carte de crédit ou carte de débit

Le type de carte est important. Pour certains forfaits et certaines catégories de véhicule, une carte de crédit physique au nom du conducteur principal peut être spécifiquement exigée. Dans d’autres cas, une carte de débit peut être acceptée sous conditions supplémentaires, mais la caution est généralement débitée au lieu d’être simplement bloquée.

Chez SOLO rent a car, les conditions peuvent dépendre du forfait, de la catégorie du véhicule, de la durée de location et du type de carte :

pour les locations jusqu’à 12 jours inclus, la caution sur carte de crédit est généralement bloquée sous forme de préautorisation ;
pour les locations de 13 jours ou plus, la caution peut être débitée ;
en cas d’utilisation d’une carte de débit, si elle est acceptée, la caution est généralement débitée ;
pour certains forfaits, une carte de crédit physique peut être exigée ;
pour Select, une carte de crédit physique au nom du conducteur principal est généralement exigée ;
pour Luxury Elite, deux cartes de crédit physiques au nom du conducteur principal peuvent être exigées ;
les conditions peuvent varier selon la catégorie de véhicule ;
les exigences doivent être vérifiées avant la réservation.

L’erreur “j’ai une carte de débit, donc tout va bien” peut coûter du temps et des nerfs. Une carte de débit peut parfois être acceptée, mais pas toujours et pas dans toutes les conditions. Une carte bancaire est un petit rectangle capable de ruiner des vacances plus vite que le mauvais temps.

Pourquoi une carte virtuelle ne convient-elle pas pour la caution ?

Les cartes virtuelles, Apple Pay, Google Pay et les paiements par téléphone sont pratiques dans la vie quotidienne, mais ils ne conviennent généralement pas pour la caution lors d’une location de voiture. La société de location a besoin d’une carte physique au nom du conducteur principal, qui peut être vérifiée lors de la prise en charge du véhicule.

Pour la caution, les moyens suivants ne sont généralement pas acceptés :

cartes virtuelles ;
cartes dans le téléphone sans carte physique ;
Apple Pay ;
Google Pay ;
cartes de tiers ;
cartes prépayées ;
cartes sans nom du titulaire, si cela est important selon les conditions ;
espèces ;
virement bancaire ;
lien de paiement.

Cela ne signifie pas que les moyens de paiement modernes sont inutiles. Ils ne résolvent simplement pas l’exigence de la caution. Le téléphone peut être intelligent, la carte peut être élégante, mais si le contrat exige une carte physique, la magie NFC ne sauve pas la situation. La civilisation a beaucoup avancé, mais pas à ce point.

Peut-on payer la location avec une carte et laisser la caution avec une autre ?

Le paiement du prix de location et la formalisation de la caution sont deux choses différentes. Dans certains cas, la location peut être payée avec une carte, par virement bancaire, par lien de paiement ou par un autre moyen autorisé, mais la caution doit quand même être formalisée avec une carte physique adaptée au nom du conducteur principal.

C’est important si :

une autre personne paie la location ;
la réservation a été payée en ligne à l’avance ;
le conducteur principal n’est pas le titulaire de la carte de paiement ;
le conducteur principal doit laisser la caution personnellement ;
une carte d’entreprise est utilisée ;
le client souhaite payer la location en espèces ;
le client souhaite utiliser un lien de paiement ;
la carte de paiement est différente de la carte utilisée pour la caution ;
le conducteur principal arrive sans carte physique ;
un forfait avec des exigences strictes de carte a été choisi.

La règle principale est simple : pour la caution, c’est la carte du conducteur principal qui compte. Vous pouvez payer la location à l’avance et ne pas recevoir le véhicule si le conducteur principal n’a pas de carte adaptée pour la caution. C’est l’un de ces rares cas où “mais j’ai déjà payé” ne fonctionne pas comme formule magique.

Documents pour un conducteur additionnel

Si le véhicule sera conduit par une personne autre que le conducteur principal, les conducteurs additionnels doivent être ajoutés au contrat. Chaque conducteur additionnel doit présenter ses propres documents et respecter les conditions de location.

Un conducteur additionnel a généralement besoin de :

permis de conduire valide ;
passeport ou carte d’identité ;
permis international, si nécessaire ;
respect des conditions d’âge ;
expérience de conduite suffisante ;
présence lors de la formalisation du contrat, si exigée ;
inscription dans le contrat ;
confirmation par la société de location.

Si une personne ne figure pas dans le contrat, elle ne doit pas conduire le véhicule. Même si elle “conduit mieux que tout le monde”, “va juste au supermarché” ou “prend seulement le relais sur l’autoroute”. Le contrat n’est pas impressionné par les légendes familiales sur les talents de conduite.

Âge du conducteur et expérience de conduite

L’âge du conducteur et son expérience de conduite peuvent influencer la possibilité de louer, le coût, les catégories de véhicules disponibles, la caution et le forfait de couverture. Un supplément jeune conducteur peut s’appliquer, et certaines catégories peuvent avoir des exigences plus strictes.

Avant de réserver, vérifiez :

âge minimum du conducteur principal ;
expérience de conduite minimale requise ;
si un supplément jeune conducteur s’applique ;
si la catégorie de véhicule choisie est disponible ;
si des restrictions s’appliquent aux conducteurs plus âgés ;
quels documents prouvent l’expérience de conduite ;
quelle carte est exigée pour la catégorie choisie ;
quelle caution est requise ;
si un conducteur additionnel peut être ajouté ;
si l’âge influence le forfait de couverture.

Il ne faut pas choisir une voiture uniquement sur photo sans vérifier les exigences d’âge. La photo de la voiture ne demande pas la date de naissance, mais l’agence, elle, le fera. Les photos se comportent généralement de manière irresponsable : jolies, silencieuses et juridiquement inutiles.

Voucher ou confirmation de réservation

Si le véhicule a été réservé à l’avance, il est utile d’avoir le voucher ou la confirmation de réservation lors de la prise en charge de la voiture. Il peut être électronique, mais les données doivent correspondre aux documents du client et aux conditions de location.

Dans le voucher, il convient de vérifier :

nom du conducteur principal ;
numéro de réservation ;
dates et horaires de location ;
agence de prise en charge ;
agence de restitution ;
catégorie du véhicule ;
forfait de couverture ;
services supplémentaires ;
sièges enfants, s’ils ont été demandés ;
conditions de caution ;
coût de la location ;
commentaires particuliers ou restrictions.

S’il y a une erreur dans le voucher concernant le nom, l’horaire, l’agence ou les conditions, il vaut mieux la corriger à l’avance. Au comptoir de location, même une petite erreur peut devenir une longue pause. Et une longue pause après un vol est presque une forme de punition indépendante.

Adresse, téléphone et email du client

Lors de la préparation du contrat, la société de location peut demander les coordonnées du client : numéro de téléphone, email, adresse de domicile ou adresse pendant le voyage. Ces données sont nécessaires pour contacter le client au sujet de la location, des amendes, de la restitution, des objets oubliés, des prolongations ou d’autres situations.

Il vaut mieux préparer à l’avance :

numéro de téléphone actuel ;
email que vous consultez réellement ;
adresse de l’hébergement ou de l’hôtel en Espagne ;
numéro de vol, si la location est liée à l’aéroport ;
heure d’arrivée ;
contact par messagerie, si applicable ;
données du deuxième conducteur, s’il y en a un ;
information sur une arrivée tardive ou un changement de plans.

Si les coordonnées sont incorrectes, la société peut ne pas pouvoir contacter le client en cas de retard de vol, de question sur la restitution ou de notification officielle. Un email que personne n’a ouvert depuis 2018 existe techniquement, mais dans la pratique, il vit déjà comme objet archéologique.

Que faut-il pour louer une voiture à l’aéroport de Malaga ?

L’aéroport de Malaga est l’un des points de prise en charge les plus populaires pour les voitures de location sur la Costa del Sol. Les clients arrivent souvent avec des bagages, des enfants, des vols tardifs et des projets de trajet direct vers Malaga, Marbella, Benalmádena, Fuengirola, Estepona, Nerja ou Ronda.

Pour louer une voiture à l’aéroport de Malaga, préparez à l’avance :

passeport ou carte d’identité ;
permis de conduire ;
permis international, si nécessaire dans votre cas ;
carte physique au nom du conducteur principal ;
voucher de réservation ;
numéro de vol ;
numéro de téléphone de contact ;
informations sur les sièges enfants, si nécessaires ;
données du conducteur additionnel ;
compréhension des conditions de caution et de couverture.

Si votre vol est retardé, il vaut mieux informer la société de location à l’avance. Aéroport ne signifie pas que le véhicule peut être récupéré à n’importe quelle heure sans restrictions. Les aéroports créent une impression de chaos 24 heures sur 24, mais les agences de location fonctionnent tout de même selon des horaires.

Documents pour louer une voiture à Marbella

Pour louer une voiture à Marbella, les documents nécessaires sont les mêmes que dans les autres agences : pièce d’identité, permis de conduire, carte adaptée pour la caution et confirmation de réservation si elle a été faite à l’avance.

À Marbella, il est particulièrement utile de vérifier à l’avance :

agence exacte de prise en charge ;
heure de prise en charge du véhicule ;
conditions de stationnement près de l’agence ;
documents du conducteur principal ;
carte pour la caution ;
documents du conducteur additionnel ;
sièges enfants, si vous voyagez en famille ;
conditions de restitution ;
possibilité de restituer le véhicule dans une autre agence ;
forfait de couverture.

Marbella est souvent liée aux voyages en famille, hôtels, appartements, plages et itinéraires sur la Costa del Sol. Il vaut donc mieux s’assurer à l’avance que les documents, la carte, les sièges enfants, les bagages et la catégorie du véhicule ne se contredisent pas. Les vacances trouveront déjà assez de tâches pour les humains.

Documents pour louer une voiture à Alicante

Alicante est un point de départ pratique pour voyager sur la Costa Blanca : Benidorm, Altea, Calpe, Guadalest, plages, hôtels, appartements et itinéraires le long de la côte. Mais avant que tout cela commence, il faut passer la vérification des documents, simple mais impitoyable.

Pour louer une voiture à Alicante, préparez :

passeport ou carte d’identité ;
permis de conduire valide ;
permis international ou traduction, si nécessaire ;
carte physique du conducteur principal ;
confirmation de réservation ;
téléphone et email ;
données du deuxième conducteur, s’il y en a un ;
informations sur l’itinéraire, si une restitution one-way est nécessaire ;
informations sur les sièges enfants ;
compréhension des conditions de kilométrage et de territoire autorisé.

Si vous prévoyez un long voyage depuis Alicante, vérifiez également les conditions de kilométrage, de couverture, de caution et de restitution du véhicule. Les documents ouvrent la porte de la location, mais les conditions du contrat décident à quel point le voyage sera vraiment tranquille.

Erreurs fréquentes des clients

La plupart des problèmes lors de la prise en charge du véhicule ne viennent pas de subtilités juridiques rares, mais d’erreurs simples : carte oubliée, mauvaise carte, permis expiré, conducteur principal différent, nom qui ne correspond pas, permis international nécessaire mais absent. Les grands classiques du genre location de voiture.

Erreurs fréquentes :

arriver sans passeport ou carte d’identité original ;
présenter seulement des photos de documents ;
apporter un permis de conduire expiré ;
ne pas vérifier si les permis étrangers sont acceptés ;
oublier le permis international lorsqu’il est nécessaire ;
arriver sans carte physique ;
présenter une carte au nom d’une autre personne ;
vouloir utiliser uniquement Apple Pay ou Google Pay ;
penser qu’un lien de paiement convient pour la caution ;
ne pas ajouter le conducteur additionnel au contrat ;
réserver le véhicule au nom d’une personne et vouloir le récupérer au nom d’une autre ;
ne pas vérifier les restrictions d’âge ;
ne pas vérifier les exigences de carte de crédit pour Select ou Luxury Elite ;
ne pas avoir le voucher de réservation ;
ne pas informer la société d’un retard de vol.

Toutes ces erreurs sont désagréables, mais presque toutes peuvent être évitées avec cinq minutes de vérification avant le voyage. Cinq minutes d’ennui à la maison valent mieux que quarante minutes de tragédie au comptoir de location. Même l’humanité devrait un jour reconnaître l’efficacité de la prévention.

Que vérifier avant d’aller à l’agence ?

Avant d’aller à l’agence de location, il vaut mieux suivre une courte liste de vérification. C’est particulièrement important si vous arrivez tard, voyagez avec des enfants, louez en haute saison, choisissez une catégorie supérieure ou utilisez une carte de crédit non standard.

Avant de partir, vérifiez :

vous avez votre passeport ou carte d’identité ;
vous avez votre permis de conduire ;
vous avez le permis international, si nécessaire ;
vous avez une carte physique au nom du conducteur principal ;
la carte a une limite suffisante pour la caution ;
le nom dans la réservation correspond aux documents ;
le conducteur principal peut signer le contrat en personne ;
les conducteurs additionnels peuvent présenter leurs documents ;
le voucher de réservation est disponible ;
le numéro de vol a été communiqué à la société ;
les sièges enfants ont été ajoutés à l’avance ;
le forfait de couverture est clair ;
les conditions de restitution sont claires ;
le territoire autorisé d’utilisation du véhicule est clair ;
vous connaissez l’adresse de l’agence de prise en charge.

Si un point crée un doute, il vaut mieux le clarifier avant l’arrivée. Dans une agence de location, le temps fonctionne autrement : chaque minute sans la bonne carte ressemble à une petite série documentaire sur les conséquences.

Location de voiture chez SOLO rent a car

SOLO rent a car propose la location de voitures à Malaga, à l’aéroport de Malaga, à Marbella et à Alicante. Pour récupérer le véhicule, le client doit préparer un passeport ou une carte d’identité original, un permis de conduire valide, une carte physique adaptée au nom du conducteur principal et une confirmation de réservation, s’il en a une.

Les exigences peuvent dépendre de la catégorie du véhicule, de la durée de location, du forfait de couverture choisi, du type de carte, de l’âge du conducteur, des services supplémentaires et des conditions de restitution. C’est pourquoi il vaut mieux vérifier tous les documents et conditions à l’avance, surtout si vous louez une voiture pour la première fois, arrivez tard, voyagez en famille ou choisissez une catégorie supérieure.

Nous recommandons de ne pas laisser les documents “pour plus tard”. Une bonne location ne commence pas avec la clé, mais avec un passeport, un permis, une carte et un contrat qui disent tous la même chose. Un rare moment d’harmonie entre humains et bureaucratie, donc autant l’apprécier.

En résumé

Pour louer une voiture en Espagne, il faut généralement un passeport ou une carte d’identité, un permis de conduire valide, une carte physique adaptée au nom du conducteur principal et une confirmation de réservation. Dans certains cas, un permis international ou une traduction officielle du permis peut être nécessaire.

La carte pour la caution doit être physique et délivrée au nom du conducteur principal. Les cartes virtuelles, cartes de tiers, Apple Pay, Google Pay, espèces, virement bancaire et lien de paiement ne conviennent généralement pas pour la caution. Le paiement de la location et la caution sont deux choses différentes.

Avant d’aller à l’agence, vérifiez les documents, la carte, les exigences d’âge, l’expérience de conduite, les conditions de caution, le forfait de couverture, les documents des conducteurs additionnels et l’agence de prise en charge. La vérification ennuyeuse à l’avance sauve encore une fois les vacances du grand genre “nous pensions que c’était possible”.